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Vorteile und Nachteile Zeiterfassungssysteme für Personal und Arbeitszeit



Zeiterfassungssysteme
sind grundsätzlich entbehrlich, und zwar unabhängig von Unternehmensart, Tätigkeitsart usw. . Die Tatsache, dass unterschiedlichste Unternehmen ohne Arbeitszeiterfassung zur ständigen Zufriedenheit aller Beteiligten seit Jahrzehnten erfolgreich am Markt operieren, lässt keine Zweifel mehr offen.

Dass ausgerechnet diese Unternehmen rückblickend tendenziell als besonders erfolgreich oder gar als Vorbild galten, legt folgenden Schluss nahe, der sich zu 100% mit den betrieblichen Erfahrungen des Verfassers deckt:

Das Vorhandensein eines Zeiterfassungssystems ist ein Indiz für mittelmässige Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Um gleich zu Beginn Missverständnisse auszuschliessen sei folgendes gesagt:

Es gibt viele Unternehmen, die zwar kein Arbeitszeiterfassungssystem haben, dies dann aber zulasten der Arbeitnehmer geht (dauerhaft unbezahlte Überstunden).
Bei solchen Unternehmen ist davon auszugehen, dass das Qualitätsmanagement auch in anderer Hinsicht grobe Lücken aufweist, und die Unternehmenskultur, und damit auch die Leistungsfähigkeit als unterdurchschnittlich zu bewerten sind.
Bei solchen Unternehmen würde durch ein Erfassungssystem zumindest ein brennendes Problem offenbart werden.
Derartige Unternehmen sind im Folgenden ausdrücklich nicht gemeint.

Es gibt natürlich Fälle, in denen Arbeitszeiterfassung sinnvoll ist oder gar gefordert wird, aber diese sind sehr selten. Es handelt sich hier um Berufe, deren Schwerpunkt durch eine Bereitschaft charakterisiert wird, die verbrachte Zeit also tatsächlich die entscheidende Messgrösse darstellt.
Auch solche Unternehmen sind im Folgenden ausdrücklich nicht gemeint.

Gemeint ist der Grossteil des klassischen Produktions- und Dienstleistungsgewerbes, der nach landläufiger Auffassung ordentlich dasteht.

Warum sind Zeiterfassungssysteme überhaupt so verbreitet?
Das hat historische Gründe; die Interessen der Arbeitgeber und Arbeitnehmer wurden als konträr aufgefasst, daher sind Zeiterfassungssysteme eine objektives Mittel für beide Seiten, um die tatsächlich verbrachte Zeit ggfs vor Gericht nachweisen zu können.

Damit ist der entscheidende Punkt auch schon angedeutet: Die Anwesenheitszeit einer Person sagt noch gar nichts über ihren Wert innerhalb des Unternehmens aus. Sie sagt auch nichts darüber aus, wie die Person ihre Arbeit empfindet (überlastet, nicht ausgelastet).
Sie sagt lediglich aus, wie lange eine Person da ist, und erzeugt damit lediglich Dokumentationsaufwand ohne betrieblichen Nutzen.
Teilweise wird die Auffassung vertreten, Arbeitnehmer stellten ihre Zeit zur Verfügung und Arbeitgeber sollten innerhalb dieses Rahmens Gebrauch davon machen.
Dies steht einer zeitgemässen Auffassung von Qualitätsmanagement eindeutig entgegen (Arbeitsumfeld, Umgang mit Ressourcen) und behindert daher das Unternehmen als Ganzes in seinem Erfolg.
Das gilt auch und insbesondere für die Arbeitnehmer, denen es systematisch verwehrt wird, ihre Arbeitszeit entsprechend den Gegebenheiten selbständig anzupassen. Es fördert eine Dienst nach Vorschrift Mentalität; nicht gehen zu können obwohl man schon fertig ist schafft Unzufriedenheit. 
Zeitkontenregelungen sind nur wenig besser, da der Arbeitnehmer durch früheres Gehen automatisch eine Minuszeit erzeugt. Sie erleichtern wohl den Einklang von Beruf und Freizeit, aber sie wälzen auch das Risiko der Auslastung auf den Arbeitnehmer ab.

Der Arbeitszeit als relevante Messgrösse liegen Vorstellungen zu Zeiten Charlie Chaplins zugrunde, wonach z.B. ein Büroarbeiter unentwegt Zahlenkolonnen eintippt, ein Mechaniker ständig etwas schraubt, der Lagerist andauernd seine Ameise durch die Halle fährt, und der Maschinenbediener permanent um seine Maschine läuft und irgendwelche Hebel betätigt. Nicht zu vergessen den Abteilungsleiter, dem jeder stets Betriebsamkeit vorgaukelt.
Das gibt es heute zwar immer noch, aber im Grunde sind diese Zeiten schon längst vorbei, denn heutzutage beinhaltet der überwiegende Teil der industriell anfallenden Tätigkeiten eine planerische Komponente, erfordert Mitdenken des Ausführenden.
Bei Raucherpausen abstempeln ja/nein, oder ob Händewaschen und Umziehen zur Arbeitszeit gehören oder nicht, bedachtes früheres Gehen ohne Minuszeitanfall und ähnliche Fragen haben keine betriebswirtschaftliche Relevanz mehr (sofern sie sie je hatten), sind Symptome einer übertriebenen Arbeitsplanung oder Zeugnis für arbeitgeberseitig grundsätzlich falsch verstandenes
Qualitätsmanagement. Ausserdem sind solche industriellen Tätigkeiten, die eine permanente Anwesenheit erfordern, heute entweder automatisiert oder auf andere Weise nicht mehr zeitkritisch.

Sinnvolle Messgrössen sind z.B. Arbeitspensum und Zielerreichung oder jede andere Grösse, die einen offensichtlichen Bezug zu Unternehmenskennzahlen hat und daher auch als Handlungsgrundlage verwendet werden kann.
Man erschlägt zahlreiche Probleme mit einem Mal, indem man den Mitarbeitern eine gewisse Freiheit bezüglich ihrer verbrachten Zeit zugesteht.
Die Praxis zeigt, dass Arbeitnehmer auch ohne formale Regelungen gerne von sich aus bereit sind, bei Bedarf länger zu arbeiten, sofern ihnen auch im Gegenzug zugestanden wird, ihre Arbeitszeit bei Bedarf zu verkürzen.
Eine systematische Protokollierung der Arbeitszeit ist eine mildere Form des ständigen auf die Finger Schauens.

Die Praxis zeigt leider auch, dass Arbeitgeber trotz formalem Zugeständnis Schwierigkeiten haben, wenn Arbeitnehmer von sich aus früher gehen.

All diesen Überlegungen liegen fundamentale Wesenszüge der ISO 9001:2015 zugrunde, wonach Personen mitsamt ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten als Ressource verstanden werden sollen. Man lässt ja auch nicht den ganzen Tag das Licht im Keller brennen, nur weil man zweimal am Tag Getränke holt, sondern man hat mehr von der Glühbirne, wenn man sie die meiste Zeit faulenzen lässt.


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